WORDを使って差込印刷でラベルを作る
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マイクロソフトの文書作成ソフト「WORD」を使って差込印刷でラベルを作るには、WORDの上部バーから「ツール」というところをクリックしてください。 すると「ツール」の部分から幾つか項目が出てくるので、その中から「差し込み印刷ヘルパー」をクリックして開いてください。 差し込み印刷ヘルパーを開くと、作成という文字があるので、差込印刷でラベルを作るときはそこをクリックし、その中に「宛名ラベル」という文字があるので開いていきましょう。 次に差込印刷でラベルを作るデータファイルの指定をします。これは印刷したい住所録のエクセルファイル などを指定してください。もしまだラベル印刷するファイルを作っていないのならば「データファイルの作成」を選択して下さい。個人的にはまずラベル印刷するデータファイルを作る事をお薦めします。パソコンの機種やメンテナンスの状況によって、メモリ容量の問題などでいつフリーズや電源落ちなどの不慮の事故に遭遇するかわかりませんからね。
差込印刷でラベル印刷したいデータをまず作って保存し、それからWORDを開いてラベル印刷を始める事のほうが無難だと思います。 ファイルを指定したら差込印刷でラベルを作る範囲を指定します。住所録を作成する段階でラベル印刷用に名前や住所などの項目をセル範囲指定して定義づけしておき、差込印刷でラベルを作るように名前をつけて保存しておくと作業がしやすいと思います。 差込印刷でラベルを作る作業は、たいていの人が何度も行う作業でしょうから、ラベル印刷用のファイルとCVSなどのメインデータファイルとして使うデータと作り分けておくほうが効率よく作業ができるのでまず最初に作るときに分けておく事をお薦めします。 差し込み印刷ヘルパーで以上の設定が終わるとメイン文書の設定を開始する事になりますが、初期化作業などで時間がかかってフリーズしたように感じるかもしれませんがあせって触らないようにしましょう。 ここまでくればあと少しです。次は普通のプリンター設定のように、印刷するラベルのサイズなどのデータを登録します。 最後は実際に印刷される文字の場所を、住所や名前、電話番号・郵便番号などの項目別にレイアウトしていきましょう。 この配置はラベル印刷では重要な部分で、手紙や文書の書式に倣って考えましょう。WORDの場合サンプルが配置されているのでそのまま使っても問題はありませんが、独自性をだしたかったり、項目に特別な物が入ったときにはレイアウトを変更してみてもいいのではないでしょうか。
